Многие часто задумывались, для чего нужна подпись в письме? Кажется такая мелочь, однако несёт в себе большой смысл. От грамотно составленной записи в конце письма зависит многое. Как минимум, правила составления подписи были ещё придуманы в средние века. Тогда люди, заканчивая своё письмо, в конце прописывали своё обращение непосредственно к читателю, указывая в этих строках важную или значимую информацию.

Сегодня, такие подписи в конце письма также имеют большое значение. В них, в зависимости от лица и тематики указываются важные данные для установления контакта с читателем. Грамотно составленное письмо половина успеха, так как всю перечисленную в сообщении информации нужно подытоживать.

Для чего необходима

Такой элемент как электронная подпись имеет большое значение не только при общении между простыми пользователями. Данный вид завершения материала активно и применяется и для общения продавцов и покупателем.

Это своего рода коммерческий ход, для установления диалога и закрепления отношений (часть автоматической воронки продаж). В подписи можно указать важную информацию или контактные данные, которые бы могли понадобиться самому потенциальному покупателю.

В зависимости от типа такого предложения итог  в конце пишется различными способами. Электронная подпись составляется исходя из общей тематики обращения к читателю. По этой информации в конце должен содержаться определённый итог, с прямым обращением к читателю. Представленная информация в конце текста, должна подводить итог и сообщать читателю определённые данные для связи.

Для обычного диалогового сообщения, когда компания преследует цель информировать группу постоянных клиентов о намечающихся акциях, новинка либо розыгрышах, письмо должно носить информационный характер. Содержание текста в нём содержит основные мысли по каждому товару или акции. После прочтения такого обращения. Клиент должен захотеть посетить данный ресурс, либо чтобы у него просто сложились хорошие впечатления после прочитанного о компании.

Помогает в этот как раз цифровая подпись в конце. Некоторые оставляют пожелания и благодарности за прочтение информации. Другие просто оставляют контактные данные определённого лица. Это необходимо для того чтобы человек. Прочитав письмо, понимал, что с ним ведёт диалог не почтовая программа рассылки сообщений, а конкретное лицо, которое заинтересовано в диалоге с ним.

Как уже было указанно, что для конкретной категории писем, которые напрямую обращаются к пользователю, лучше указывать контактные данные в электронной подписи. Пользователи не всегда используют форму обратной связи с компанией, через ответные почтовые сообщения. Поэтому будет целесообразно указывать более подробную информацию для связи.

Ещё одним критерием, для проставления таких подписей в конце является обозначение конкретного лица. Так, лучше не использовать в коммерческих текстах, отправляемых по электронной почте безличное обращение к потенциальным покупателям. Если у компании ещё не сложились отношения с данным человеком, тогда лучше общаться с ним напрямую. Внимание для человека важно. Поэтому в конце в данной подписи к обращению, нужно указывать фамилию и инициалы того лица, от которого идёт данное обращение к покупателям. Также следует указывать  контактные данные этого представителя фирмы и ссылку на его страницу, чтобы клиент мог напрямую с ним связаться.

Общая структура

Сама структура таких подписей не должна быть сама по себе громоздкой. В таком после текстовом обращении не нужно расписывать какие-то детали. Обычно это краткий итог с пожеланиями к лицу. Вместо пожеланий могут быть также указаны контактные данные отправителя.

Также, следует обратить внимание и на содержание таких обращений. В них, помимо основных текстовых обращений с пожеланиями либо контактами можно вложить определённые ссылки на конкретные ресурсы, где располагается организация или сам отправитель.

Подпись не должна превышать 4-5 строк. Информация в ней должна быть кратка изложена. Не допускается больших сокращений слов, так, чтобы это вызывало затруднение у читателя. Каждая строка должна иметь по 2-3 небольших слова.

В строках должна содержаться следующая информация:

• в первой строчке обычно идёт пожелание «Хорошего дня» или благодарность за оказанное внимание «Спасибо за внимание»;
• далее, на второй строке идёт представление лица, которое составило и отправило данное сообщение, конкретному адресату. Обычно в таких формах используется форма в виде «С уважением»;
• третья строка должна содержать конкретную информацию о самом лице. Если диалог ведёт от лица менеджера компании тогда стоит указать его фамилию и инициалы. Если же конкретного лица нет, то следует указывать наименование организации, от которой поступило данное сообщение;
• четвёртая строка должна содержать в себе данные о компании. Если в 3 строчке была информация о конкретном лице. То есть, если до этого был представлен менеджер организации, за его фамилией и инициалами должно идти название фирмы, от имени которой он говорит;
• пятая строка должна содержать информацию для обратной связи. В ней необходимо указывать контактные данные самого менеджера либо организации. Здесь также может присутствовать логотип фирмы содержащий гиперссылку на её ресурс в сети. Станицы в социальных сетях и номера телефонов тоже могут быть расположены в конце обращения.

Представленная форма электронной подписи в конце письма имеет общий вид. Она может в зависимости от содержания и категории организации дополняться либо наоборот урезаться. В таком обращении важна краткость и информативность.

Сегодня в сети присутствуют много различных программных сервисов позволяющих формировать готовый образец подписей согласно внесённой информации. Метод достаточно удобный и даёт возможность быстро составить хорошее обращение.

Для каждой организации при составлении предложений для своей целевой аудитории в интернете необходимо составить уникальное письмо, которые бы отличалось от конкурентов. При прочтении такого обращения у человека не должно возникать мыслей о том, что он, где то подобное уже видел. Тоже касается и цифровых подписей в конце. Маркетологи специально прорабатывают и тестируют уникальный макет, который бы являлся визитной карточкой организации и давал потребителю всю необходимую информацию, в случае если лицо захочет связаться с ресурсов.

Какие бывают виды

Виды цифровых подписей делятся на две большие категории:

• для физических лиц;
• для юридических лиц.

Каждый из указанных видов несёт в себе определённые задачи. Оформляются такие подписи в конце текста также по-разному. Характер и содержания письма определяет его концовку. Будь то коммерческое предложение или уведомления пользователя, о каких либо действиях со стороны компании, она должна иметь свой определённый стиль и содержание.

Для физических лиц преимущественно использование разговорного стиля. Здесь можно привлечь внимание потребителя подписью с логотипом организации или личным обращением. Основная задача такого содержания будет направлена на то, чтобы у человека отложилась в памяти определённая заложенная в письме информация, либо возникло бы желание посетить данный ресурс и ознакомиться с представленным материалом в письме более подробно, перейдя по ссылке на сайт.

Для коммерческих обращений к другим компаниям важно выдерживать деловой стиль. Тут важна информативность, чтобы в случае принятия положительного решения, организация могла сразу связаться с отправителем по указанным реквизитам.

Для физических лиц

Письмо, адресованное физическим лицам или клиентам компании должно содержать привлекающий материал. Он должен приглашать прочитать всё содержание до конца и вызвать у данного лица определённые эмоции. Для этого можно воспользоваться общим оформлением такого содержания. Электронная подпись в конце также должна быть оформлена в соответствующем стиле.

Для многих компаний такое окончание сообщений является визитной карточкой. В конце можно вставить графический элемент логотипа предприятия с заложенной в него гиперссылкой для перехода на ресурс.  Лого отличный способ не только привлечь покупателя, но и отложиться в него в памяти. Обращение должно быть личным. Преимущественно использовать различные вежливые пожелания, чтобы вызвать положительные эмоции у читающего.

Для юридических лиц

Как было уже сказано, для организаций в виде юридических лиц преимущественен тон делового стиля. Тут не нужно указывать много словесных украшений и привлекающих логотипов. В первую очередь важна информативность. Связанно это с тем, что каждая компания имеет большое количество связей и контактов с другими лицами.

Поэтому сотрудники при изучении поступающей корреспонденции в первую очередь ценят время. Всё обращение должно быть лаконичным и кратким, а каждая его строчка наполнена смыслом. В конце следует также предоставить для компании все контактные данные для связи. Чем больше будет приложено ресурсов, через которые организации сможет установить контакт с отправителем тем лучше. Это объясняется тем, что каждая фирма использует  свой способ для связи.

Не всегда мобильные или стационарный является удобным средством для выхода на контакт. Поэтому стоит прикладывать ссылки на сторонние ресурсы, где находится отправитель. В подписке также следует напомнить информацию и о самом лице, которое составило это предложения. Это необходимо для того чтобы в случае успешного установления контакта, получатель понимал с кем он в данном случае будет вести диалог и обсуждать дальнейшие планы.